社員の住民票と戸籍謄本の提出義務

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社員の住民票と戸籍謄本の提出義務

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社員の住民票と戸籍謄本の提出義務

<事例>

会社では、新たに社員を雇入れる際、履歴書、誓約書など数種類の書類の提出を社員に求めており、この中には住民票と戸籍謄本が含まれています。

これらは通勤手当、家族手当、慶弔手当を支給するための参考として提出を義務付けています。

太郎さんは、プライバシーが侵害されるとの理由で、住民票と戸籍謄本の提出に応じなかったため、会社は書類の提出がないと採用の取り消しもある旨を言ってきました。

本件の場合、会社は戸籍謄本や住民票に代えて「住民票記載事項証明書」の提出を求めるべきと考えられます。

会社が社員を雇い入れる際に各種の書類の提出を求めるのは理由があり、会社は各事業場ごとに社員の氏名、生年月日などを記した労働者名簿を作ることが義務付けられています。

また、所得税の徴収や、社会保険の加入も、会社側の責任とされています。

そのためには、社員の氏名、住所などの基本的な情報を確認する書類が必要となるのです。

これまでは住民票の提出を求めることが多かったのですが、現在では、住民票記載事項証明書で必要な事項だけ確認するように行政指導が行われており、社員のプライバシーを守るようなされているのです。

また、会社に損害を与えた社員本人に賠償能力がないときに第三者に賠償を代わって行なわせる身元保証書や、労働契約を誠実に履行させる事を確認するための誓約書なども提出させたりします。

また、社員個々の事情に応じて支給する通勤手当や家族手当などを設けている企業では、支給条件を確認するための書類も必要になります。

会社が正当な必要性のために最小限度の書類の提出を社員に求めた場合、社員がこれを拒むと、本採用取り消し事由となる場合もあるとされます。

ですので、会社は戸籍謄本や住民票に代えて住民票記載事項証明書の提出を求めるべきですし、太郎さんもそれに応じるべきなのです。

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